Nebenkostenabrechnung: Fristen, Formalitäten und Tipps

Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es für Vermieter einiges zu beachten: die Einhaltung der Frist, den Inhalt der Abrechnung und die Berücksichtigung wichtiger Formalien. Agieren Sie bei diesen Dingen nachlässig, kann das unliebsame Folgen haben. Wir haben Ihnen einen kleinen Überblick erstellt.

Wann darf ich Nebenkosten abrechnen?

Ob Vermieter überhaupt eine Nebenkostenabrechnung erstellen müssen, hängt davon ab, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Nach der gesetzlichen Ausgestaltung ist die Miete nämlich eine Inklusivmiete. Davon kann man aber nach § 556 BGB abweichen, was in der Praxis meistens der Fall ist.

So wird in den meisten Mietverträgen vereinbart, dass neben der Kaltmiete eine Vorauszahlung der Betriebskosten stattfindet. Der Vermieter ist dann verpflichtet, über die tatsächlich angefallenen Betriebskosten eine jährliche Abrechnung (Nebenkostenabrechnung) aufzustellen.

Sie können im Mietvertrag auch eine Betriebskostenpauschale vereinbaren. Neben der Kaltmiete zahlt Ihr Mieter dann z.B. monatlich eine festgelegte Pauschale für die Nebenkosten. Die tatsächlich angefallenen Betriebskosten müssen Sie dann nicht mehr separat abrechnen.

Wie oft müssen die Nebenkosten  abgerechnet werden?

Als Vermieter sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Nebenkosten jährlich abzurechnen. Die Abrechnungsperiode darf dabei nicht länger sein als zwölf Monate. Allerdings muss der Zeitraum der Abrechnung nicht gleich dem Kalenderjahr sein. Die Abrechnungsperiode kann z.B. auch mit dem Einzug Ihrer neuen Mieter starten.

Rechnen Sie über einen längeren Zeitraum als zwölf Monate ab, ist das nicht zulässig – Ihr Mieter hat dann das Recht, die Zahlung zu verweigern.

Gut zu wissen: Sie können sämtliche Nebenkosten in einer einzigen Abrechnung zusammenfassen. Oder Sie trennen Heiz- und Warmwasserkosten und die restlichen Betriebskosten voneinander. Das muss dann aber im Mietvertrag vereinbart sein.

Welche Frist gilt?

In § 556 Abs. 3 BGB ist geregelt, dass dem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende der Abrechnungsperiode zugehen muss.

Beispiel: Ist Ihre Abrechnungsperiode das Kalenderjahr 2024 (1.1.2024–31.12.2024), müssen Sie Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum 31.12.205 zuschicken.

Geht die Nebenkostenabrechnung Ihrem Mieter nicht rechtzeitig zu, können Sie laut § 556 BGB Nachforderungen nicht mehr geltend machen!

Gut zu wissen: Trifft Sie als Vermieter keine Schuld an der verspäteten Zustellung der Nebenkosten – z.B. wegen langer Krankheit Ihrerseits, Poststreik, zu spät zugegangener, dringend benötigter Bescheide –, können Sie weiterhin auf der Begleichung der Nachforderungen bestehen. Das müssen Sie allerdings belegen können.

Wichtige Details zur Frist:

• Die Nebenkostenabrechnung muss in Textform sein. Sie können sie per Post, aber auch via E-Mail oder Fax verschicken.
• Achtung: Damit die Frist als eingehalten gilt, muss die Abrechnung dem Mieter auch wirklich spätestens am letzten Tag des zwölften Monats nach Ende der Abrechnungsperiode zugegangen sein! Nach unserem Beispiel oben muss die Abrechnung also bis spätestens zum 31.12.2025 in den Briefkasten des Mieters geworfen werden.
• Die Nebenkostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe des zugrunde liegenden Verteilerschlüssels mit Erläuterungen, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Sind diese Angaben unvollständig, gilt die Frist als nicht gewahrt!
• Als Vermieter tragen Sie die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnung bei Ihrem Mieter!

Unser Tipp: Ihr Mieter muss die Nebenkostenabrechnung nachprüfen können. Bewahren Sie deshalb alle Belege, Rechnungen und Verträge des Abrechnungszeitraums sorgfältig auf. So sorgen Sie für Transparenz und vermeiden unnötige Streitigkeiten mit Ihrem Mieter.

Übrigens: Hat der Mieter die zu zahlenden Nebenkosten einmal anerkannt, ist das gültig – ganz gleich, ob die Abrechnung den formellen Anforderungen entspricht.

Welche Nebenkosten sind umlagefähige und welche nicht?

Umlagefähige Nebenkosten sind alle regelmäßig anfallenden Betriebskosten. Welche Kosten das sind, legt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) fest. Wichtig: Die Kosten müssen im im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart sein.

Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen insbesondere:

• Heizkosten sowie Warmwasserversorgung (Brennstoff, Wartung, Ablesung, Betriebsstrom)
• Kosten für Heizungstausch
• Grundsteuer
• Wasser- und Abwasserkosten
• Kosten für Strom gemeinschaftlicher Bereiche
• Müllabfuhr
• Straßenreinigung
• Winterdienst
• Hausmeisterkosten (keine Reparaturen, sondern laufende Ausgaben)
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Betrieb und Wartung technischer Anlagen (z.B. Aufzug)
• Versicherungen, die dem Gebäude dienen
• Kosten für Rauchwarnmelder (Miete, Wartung und Funktionsprüfung)
• Sonstige Betriebskosten, sofern sie im Mietvertrag konkret benannt sind (z. B. Pflege einer Dachbegrünung oder Wartung von Garagentoren)

Achtung: Seit einer Novelle des Telekommunikationsgesetzes entfällt ab dem 1. Juli 2024 das sogenannte „Nebenkostenprivileg“ für Kabel-TV/ Gemeinschaftsantennen-Anlagen – das heißt, die Kosten für Kabel-TV bzw. Gemeinschaftsantennen dürfen in vielen Fällen nicht mehr als Nebenkosten umgelegt werden.

Nicht umlagefähige Nebenkosten

Nicht umlagefähig sind Kosten, die nicht regelmäßig anfallen oder nicht unmittelbar dem Gebrauch der Immobilie dienen, wie z.B.:

• Verwaltungskosten (z. B. Buchhaltung, Bankgebühren)
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (Reparaturen, Austausch defekter Anlagen oder Geräte, Ausnahme Heizungstausch und Rauchmelder)
• Modernisierungs- und Sanierungskosten
• Anschaffungs- und Abschreibungskosten
• Kosten für Leerstand oder Mieterwechsel
• Rechtsschutz-, Mietausfall- oder sonstige Vermögensversicherungen
• Verbrauchskosten einzelner Geräte, wenn sie nicht eindeutig einem Mieter zugeordnet werden können
• Kosten für Verwaltungspersonal oder Tätigkeiten, die nicht zum laufenden Betrieb gehören

Gut zu wissen: „Wärmepumpenprivileg“ Mehrfamilienhäuser ausgelaufen

Ende September läuft eine Übergangsfrist für zentrale Wärmepumpen in Mehrfamilienhäusern aus. Ab dem 1. Oktober 2025 müssen Vermieter den Verbrauch von Heizenergie und Warmwasser individuell erfassen, eine pauschale Abrechnung ist dann nicht mehr erlaubt.  Für dezentrale Wärmepumpen, die einzelne Wohnungen oder Einfamilienhäuser versorgen, ändert sich hingegen nichts.

Laden Sie sich hier unser kostenloses Musterformular für die Nebenkostenabrechnung herunter.