Alles Wichtige zur Nebenkostenabrechnung

Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es für Vermieter einiges zu beachten: die Einhaltung der Frist, den Inhalt der Abrechnung und die Berücksichtigung wichtiger Formalien. Agieren Sie bei diesen Dingen nachlässig, kann das unliebsame Folgen haben. Wir haben Ihnen einen kleinen Überblick erstellt.

Grundsätzliches

Ob Vermieter überhaupt eine Nebenkostenabrechnung erstellen müssen, hängt davon ab, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Nach der gesetzlichen Ausgestaltung ist die Miete nämlich eine Inklusivmiete. Davon kann man aber nach § 556 BGB abweichen, was in der Praxis meistens der Fall ist. So wird in den meisten Mietverträgen vereinbart, dass neben der Kaltmiete eine Vorauszahlung der Betriebskosten stattfindet. Der Vermieter ist dann verpflichtet, über die tatsächlich angefallenen Betriebskosten eine jährliche Abrechnung (Nebenkostenabrechnung) aufzustellen.

Gut zu wissen: Sie können im Mietvertrag auch eine Betriebskostenpauschale vereinbaren. Neben der Kaltmiete zahlt Ihr Mieter dann z.B. monatlich eine festgelegte Pauschale für die Nebenkosten. Die tatsächlich angefallenen Betriebskosten müssen Sie dann nicht mehr separat abrechnen.

Wie oft müssen die Nebenkosten überhaupt abgerechnet werden?

Als Vermieter sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Nebenkosten jährlich abzurechnen. Die Abrechnungsperiode darf dabei nicht länger sein als zwölf Monate. Allerdings muss der Zeitraum der Abrechnung nicht gleich dem Kalenderjahr sein. Die Abrechnungsperiode kann z.B. auch mit dem Einzug Ihrer neuen Mieter starten. Rechnen Sie über einen längeren Zeitraum als zwölf Monate ab, ist das nicht zulässig – Ihr Mieter hat dann das Recht, die Zahlung zu verweigern.

Gut zu wissen: Sie können sämtliche Nebenkosten in einer einzigen Abrechnung zusammenfassen. Oder Sie trennen Heiz- und Warmwasserkosten und die restlichen Betriebskosten voneinander. Das muss dann aber im Mietvertrag vereinbart sein.

Welche Frist gilt?

In § 556 Abs. 3 BGB ist geregelt, dass dem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende der Abrechnungsperiode zugehen muss.

Beispiel: Ist Ihre Abrechnungsperiode das Kalenderjahr 2019 (1.1.2019–31.12.2019), müssen Sie Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum 31.12.2020 zuschicken.

Geht die Nebenkostenabrechnung Ihrem Mieter nicht rechtzeitig zu, können Sie laut § 556 BGB Nachforderungen nicht mehr geltend machen!

Gut zu wissen: Trifft Sie als Vermieter keine Schuld an der verspäteten Zustellung der Nebenkosten – z.B. wegen langer Krankheit Ihrerseits, Poststreik, zu spät zugegangener, dringend benötigter Bescheide –, können Sie weiterhin auf der Begleichung der Nachforderungen bestehen. Das müssen Sie allerdings belegen können.

Wichtige Details zur Frist

• Die Nebenkostenabrechnung muss in Textform sein. Sie können sie per Post, aber auch via E-Mail oder Fax verschicken.
• Achtung: Damit die Frist als eingehalten gilt, muss die Abrechnung dem Mieter auch wirklich spätestens am letzten Tag des zwölften Monats nach Ende der Abrechnungsperiode zugegangen sein! Nach unserem Beispiel oben muss die Abrechnung also bis spätestens zum 31.12.2020 in den Briefkasten des Mieters geworfen werden.
• Die Nebenkostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe des zugrunde liegenden Verteilerschlüssels mit Erläuterungen, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Sind diese Angaben unvollständig, gilt die Frist als nicht gewahrt!
• Als Vermieter tragen Sie die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnung bei Ihrem Mieter!

Unser Tipp: Ihr Mieter muss die Nebenkostenabrechnung nachprüfen können. Bewahren Sie deshalb alle Belege, Rechnungen und Verträge des Abrechnungszeitraums sorgfältig auf. So sorgen Sie für Transparenz und vermeiden unnötige Streitigkeiten mit Ihrem Mieter.

Übrigens: Hat der Mieter die zu zahlenden Nebenkosten einmal anerkannt, ist das gültig – ganz gleich, ob die Abrechnung den formellen Anforderungen entspricht.

Dieser Inhalt dient einem unverbindlichen Informationszweck und stellt keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne dar. Die Angaben erheben keinen Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit und verstehen sich ohne Gewähr. Sie können eine individuelle Beratung nicht ersetzen. Gerne empfehlen wir bei Bedarf entsprechende Anwälte und Steuerberater.